Fugleværnsfondens persondatapolitik

1 Generelt
1.1 Denne privatlivspolitik er gældende for samtlige oplysninger, som du giver til os, og/eller som vi indsamler om dig, enten som led i et frivillig/bidragsyder/leverandør eller andet samarbejdsforhold eller som bruger af vores tjenester, herunder ved færden på vores hjemmeside. Her kan du læse mere om, hvilke oplysninger vi indsamler, hvordan vi håndterer dine oplysninger og hvor længe, vi opbevarer oplysninger om dig mm. Du bør læse denne politik og henvende dig til os, såfremt der er oplysninger heri, som du ikke kan acceptere. På www.fuglevaernsfonden.dk/persondatapolitik vil du til enhver tid kunne finde gældende version.

2 Dataansvarlig
2.1 Den dataansvarlige organisation for behandling af dine personoplysninger er:
Fugleværnsfonden
Vesterbrogade 138
1620 København V
Telefon: 3328 3839
Mail: Denne e-mail adresse bliver beskyttet mod spambots. Du skal have JavaScript aktiveret for at vise den.
CVR.nr.: 10 38 43 89

2.2 Den overordnede retlige ramme for vores behandling af personlige oplysninger er Europa-Parlamentets og Rådets Forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF med tilhørende regulering. I tillæg hertil lov om supplerende bestemmelser til forordning om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger – kaldet databeskyttelsesloven L 503.

2.3 Alle spørgsmål vedrørende nærværende politik, behandlingen af dine oplysninger samt mistanke om manglende overholdelse skal i første omgang rettes til Fugleværnsfondens sekretariat, Vesterbrogade 138 – 140, 1620 København V på 3328 3839 eller til Denne e-mail adresse bliver beskyttet mod spambots. Du skal have JavaScript aktiveret for at vise den..

3 Definitioner
3.1 Nedenfor følger definitioner af visse af de væsentligste persondataretlige begreber:
Personoplysninger: Enhver form for information om en identificeret identificerbar fysisk person. Det vil sige alle oplysninger som direkte eller indirekte, alene eller i kombination kan identificere en bestemt fysisk person.
Dataansvarlig: Den fysiske eller juridiske person, ofte myndighed, institution eller et andet organ, der ene eller sammen med andre afgør til hvilke formål og hvilke hjælpemidler, der må foretages til behandling af personoplysninger.
Databehandler: Den fysiske eller juridiske person, ofte myndighed, institution eller et andet organ, der behandler personoplysninger på den dataansvarliges vegne.
Behandling: Enhver aktivitet eller række af aktiviteter som involverer brug af personoplysninger, fx indsamling, registrering, systematisering, ændring af, søgning i, sammenstilling, overladelse eller videregivelse til personer, myndigheder, selskaber mv. uden for organisationen.
Særlige kategorier af personoplysninger: oplysninger om race eller etnisk oprindelse, politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning, fagforeningsmæssigt tilhørsforhold, genetiske helbredsoplysninger i form af biometriske data, således at biometriske data behandles med det formål entydigt at identificere en fysisk person (følsømme oplysninger).
Persondataforordningen: Europa-Parlamentets og Rådets forordning 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EP tilhørende regulering.
Databeskyttelsesloven: Lov om supplerende bestemmelser til forordningen til beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger – populært kaldt databeskyttelsesloven L 68.

4 Formål med behandlingen af dine personoplysninger
4.1 Afhængig af om du er frivillig, bidragsyder, leverandør eller samarbejdspartner hos os, eller måske blot bruger af vores hjemmeside, er vi forpligtede til at behandle dine personoplysninger i et sådant omfang, at vi dels kan give dig de ydelser, du efterspørger, og at vi dels kan leve op til de forpligtelser, vi har som organisation. Dette gælder både ved håndtering af dine eventuelle bidrag - medmindre du vælger at bidrage anonymt - dine eventuelle køb af ydelser hos os, og/eller når vi skal administrere dine eventuelle tilhørsforhold hos os, eksempelvis som frivillig. Det kan også være ved din brug af vores webformular i forbindelse med et støttebidrag, når vi køber/benytter ydelser af dig, samarbejder med dig eller fordi du selv retter henvendelse til os.

5 De personoplysninger, som vi behandler om dig
5.1 Disse oplysninger indsamler vi direkte fra dig:

5.1.1 Når du er frivillig, bidragsyder, leverandør eller samarbejdspartner hos os, indsamler vi følgende almindelige personoplysninger fra dig: navn, adresse, postnummer, by, mobilnummer, e-mailadresse, alder (kun frivillige ifm. ansøgninger), registrerings- og kontonummer (så vidt det er relevant).
Er du bidragsyder, modtager vi gerne oplysninger om dit CPR-nr. pr. brev eller telefon, da Fugleværnsfonden skal indberette til SKAT, såfremt du ønsker fradrag for dit bidrag til os (se også punkt 8.2).

5.2 Vi indsamler ingen særlige kategorier af personoplysninger (følsomme oplysninger) om dig.

5.3 I nogle tilfælde er det nødvendigt for os at indsamle personoplysninger om dig fra andre. Det gælder primært bidragsydere af naturbeskyttelsesbidrag fra Dansk Ornitologisk Forening (DOF)s medlemsdatabase, da 15 % af deres bidrag går til Fugleværnsfondens arbejde. DOF registrerer alle medlemmer, og har således navn og adresse på de bidragsydere til Fugleværnsfonden, som vi har brug for informationer om til udsendelse af vores årsskrift.
Til dette har vi udarbejdet en separat databehandleraftale sammen med DOF, som beskriver dette forhold.

6 Cookies
6.1 Se Fugleværnsfondens særskilte cookiepolitik. Der ligger altid en opdateret version på www.fuglevaernsfonden.dk/cookiepolitik.
På vores hjemmeside gøres der brug af ”cookies” til at sikre hjemmesidens funktionalitet samt til at indsamle webstatik, hvis dette ønskes. En cookie er en lille tekstfil, der sendes fra vores server til din browser og lagres på din computers harddisk eller dit mobile device. Cookies er ensbetydende med, at du mere effektivt og nemmere kan bruge hjemmesiden. Vi behandler ikke information om brugeradfærd, som indsamles via cookies på en måde, der kan forbinde brugeradfærden med bestemte personer. Du kan indstille din browser til at informere dig, når du modtager en cookie således, at du altid har mulighed for at tage stilling til, om du vil acceptere den. Du kan også vælge helt at slå funktionen fra. Hvis du gør det, så vil hjemmesiden dog ikke fungere optimalt. Cookierne indeholder ikke personoplysninger såsom oplysninger om din e-mailadresse, dit bruger-id eller andre personlige oplysninger udover, hvad der fremgår af nærværende politik. Du kan læse vores cookiepolitik her: https://www.fuglevaernsfonden.dk/cookiepolitik

7 Sådan behandler vi dine personoplysninger
7.1 Vi bruger dine personoplysninger til flere forskellige formål afhængig af, om du frivillig, bidragsyder, leverandør eller samarbejdspartner hos os, eller om du blot er bruger af vores hjemmeside.

7.1.1 Er du frivillig hos os, anvender vi dine personoplysninger til at kunne:

• Administrere din tilknytning som frivillig til Fugleværnsfonden
• Sende dig nødvendig information om forskellige relevante tiltag, arrangementer og møder
• Håndtere din eventuelle deltagelse i arbejdsgrupper, fugleovervågningskorps i Fugleværnsfonden

7.1.2 Er du bidragsyder hos os, anvender vi dine personoplysninger til at:

• Svare på eventuelle spørgsmål og efterkomme dine anmodninger
• Kunne udføre dine ordrer, eksempelvis modtagelse af dit støttebidrag
• Kunne håndtere administration af bidragsyderforholdet til dig
• Kunne sende dig materiale, såfremt dette ligeledes er i overensstemmelse med din forespørgsel om bidrag (fx indeholder ethvert bidrag en aftale om at udsende Fugleværnsfondens årsskrift uanset bidragets størrelse)
• Sætte dig på lister til vores eventuelle bidragsyderarrangementer (med navn, adresse, mail)

7.1.3 Er du samarbejdspartner eller leverandør til os, anvender vi dine personoplysninger til at kunne:
• Håndtere administration af samarbejds- eller leverandørforholdet til dig (fx græsningsaftaler).
• Udarbejdelse og indrapportering af økologiregnskaber i forbindelse med driften af den økologiske græsning i samarbejde med kreaturholdere, som græsser på vores arealer.

7.1.4 Er du alene bruger af vores hjemmeside, anvender vi dine personoplysninger til at:
• Kunne stille funktionaliteterne på vores hjemmeside til rådighed for dig
• Udarbejde statistik om din færden på vores hjemmeside
• Optimere vores hjemmesides indretning

8 Hvorfor har vi lov til at behandle oplysninger om dig (behandlingsgrundlag)?
8.1 Når du bliver tilknyttet Fugleværnsfonden som frivillig, giver et bidrag eller indgår anden form for aftale med os, så behandler vi dine almindelige personoplysninger til netop det pågældende formål. Vi kan også behandle dine almindelige personoplysninger, hvis du fx har en forespørgsel eller lignende, som går forud for din beslutning om at indgå en aftale med os. Det juridiske grundlag for behandling af dine personoplysninger er persondataforordningens artikel 6, stk. 1 (b), idet behandlingen af dine oplysninger er nødvendig for, at vi kan opfylde vores aftale med dig eller for, at vi kan håndtere forespørgsler og lignende forud for din eventuelle indgåelse af en aftale med os.

8.2 I visse tilfælde er vi også retligt forpligtet til at behandle personoplysninger om dig. Det kan fx være til brug for dokumentation af transaktionsspor og lignende i medfør af reglerne i bogføringsloven. Vi skal blandt andet gemme regnskabsmateriale i fem år fra afslutningen af det regnskabsår, som regnskabsmaterialet vedrører. Det kan ligeledes være i forbindelse med indberetninger til SKAT, så du kan få fradrag for dit bidrag til os. Indberetninger til SKAT skal ske med angivelse af CPR-nr., jf. skattekontrolloven, og det er derfor grundlaget for vores behandling af oplysninger om dit CPR-nr. 

8.3 Såfremt det skulle ske, at du afgiver eller har afgivet særlige kategorier af personoplysninger (følsomme oplysninger) til os, selvom vi ikke har bedt om dem eller har grund til at modtage dem, så er grundlaget for vores behandling persondataforordningens artikel 9, stk. 2 (d), idet vi er et organ, som ikke arbejder med gevinst for øje, og idet vores sigte er til fundraising. Behandlingen af dine særlige kategorier af personoplysninger (følsomme oplysninger) foretages som led i vores legitime aktiviteter med at indhente/fundraise kapital til fortsat at forbedre forholdene for vores frivillige arbejdsgrupper og for vores organisationen generelt i overensstemmelse med Fugleværnsfondens overordnede formål og strategi. Derudover er behandlingen af dine oplysninger under den betingelse, at du enten er frivilligmedlem i en af vores arbejdsgrupper eller at du på grund af organisationens formål er i regelmæssig kontakt med os af særlige grunde (fx som bidragsyder eller samarbejdspartner).

8.4 Er du leverandør eller samarbejdspartner hos os gemmer vi dine persondata med det formål at samarbejde med dig. Det juridiske grundlag for behandling af dine personoplysninger er persondataforordningens artikel 6, stk. 1 (F), idet behandlingen af dine oplysninger er nødvendig for, at vi kan fortsætte samarbejdsforholdet.

8.5 Er du ikke frivillig, bidragyder eller samarbejdspartner hos os, men fx blot bruger af vores hjemmeside, kan vi – i begrænset omfang - administrere de oplysninger, som du selv afgiver til brug for fx cookie-håndtering. Vi registrerer alle IP-adresser, der har besøgt vores hjemmeside for at undgå snyd med eventuelle støttebidrag. En IP-adresse kan være en personoplysning, og såfremt vi behandler din IP-adresse, så vil det ske på samme grundlag som beskrevet ovenfor under punkt 8.2. Fugleværnsfonden har pt. en aftale med Google Analytics om alle IP-adresser liver anonymiseret efter 26 måneder. Læs mere om vores cookiepolitik her: https://www.fuglevaernsfonden.dk/cookiepolitik.

9 Deling af dine personoplysninger
9.1 Vi kan dele dine personoplysninger med de leverandører og samarbejdspartnere, som bistår os fx med udførelsen af din ordre, eller som bistår os med vores IT-drift, hosting mv. Det betyder, at vi kan dele dine oplysninger med eksempelvis vores serviceleverandører, vores tekniske support og vores bank.

10 Opbevaring og sletning af dine personoplysninger
10.1 Vi opbevarer dine personoplysninger efter nedenstående regler:

10.2 Er du frivillig eller samarbejdspartner/leverandør hos os, vil vi opbevare dine personoplysninger så længe, der er en relevant eller aktivt relation til fonden:

• Referater fra arbejdsgruppemøder, udvalgsmøder, bestyrelsesmøder gemmes uendeligt som dokumentation for de vedtagne beslutninger
• Korrespondance fx mails med faglige spørgsmål gemmes så længe det er relevant for fondens videre arbejde
• Deltagerlister til indvielser, frivilligtræf, bidragsyderture mv. gemmes i fem år samt indeværende.
• Græsnings- og forpagtningsaftaler mv. gemmes så længe de er gældende.

10. 3 Er du bidragsyder hos os, vil vi opbevare dine personoplysninger i op til fem år samt indeværende i henhold til bogføringsloven.

10.4 Er du bruger af vores hjemmeside, og samtidig hverken frivillig, bidragsyder eller samarbejdspartner/leverandør, opbevarer vi dine oplysninger, som vi har registreret om dig i op til 26 mdr. hvorefter de slettes iht. Google Analytics.

11 Dine rettigheder
11.1 Indsigt

11.1.1 Du har ret til at få indsigt i de personoplysninger, som vi behandler om dig. Ved at skrive til os (på ovenstående adresse – se under pkt. 2.1) kan du anmode om indsigt i de personoplysninger, som vi har registreret om dig, herunder de formål, som oplysningerne er indsamlet til. Vi vil efterkomme din indsigtsanmodning så hurtigt som muligt.

11.2 Berigtigelse og sletning

11.2.1 Du har ret til at anmode om korrektion, supplerende behandling, sletning eller blokering af de personoplysninger, vi behandler om dig. Vi vil efterkomme din anmodning så hurtigt som muligt, i det omfang det er nødvendigt og er i overensstemmelse med dansk lovgivning. Hvis vi – af en eller anden grund – ikke kan imødekomme din anmodning, kontakter vi dig.

11.3 Begrænsning af behandling

11.3.1 Du har – under særlige omstændigheder – ret til at få begrænset behandlingen af dine personlige oplysninger. Kontakt os venligst, hvis du ønsker en begrænsning af behandlingen af dine personoplysninger.

11.4 Dataportabilitet

11.4.1 Du har ret til at modtage dine personoplysninger (kun oplysninger vedrørende dig selv, som du selv har givet til os) i et struktureret, almindelige anvendt og maskinlæsbart format (dataportabilitet). Kontakt os venligst, hvis du vil udnytte muligheden for dette.

11.5 Indsigelsesret

11.5.1 Du har ret til at bede os om ikke at behandle dine personlige oplysninger i de tilfælde, hvor behandlingen er baseret på artikel 6, stk. 1 (e) (opgave i samfundets interesse eller offentlig myndighedsudøvelse) eller artikel 6, stk. 1 (f) (legitim interesse). Det fremgår af nærværende politik i hvilket omfang, vi behandler dine oplysninger til sådanne formål. Du kan til enhver tid udøve retten til indsigelse ved at kontakte os.

11.6 Der kan være betingelser eller begrænsninger knyttet til udnyttelsen af ovennævnte rettigheder. Det er derfor ikke sikkert, at du for eksempel har ret til dataportabilitet i det konkrete tilfælde – det afhænger af de særlige omstændigheder for den på gældende behandlingsaktivitet.

12 Eventuelle konsekvenser ved ikke at afgive personoplysninger
Såfremt du er forpligtet til at give oplysninger om dig selv til os, så vil det fremgå dér, hvor vi indsamler oplysningerne. Hvis du ikke vil afgive de personoplysninger, som vi beder om, så kan det have den konsekvens, at vi ikke kan levere de tjenester til dig, som du efterspørger, gennemføre dine ordrer, oprette dig som bidragsyder, etc.

13 Sikkerhed
13.1 I Fugleværnsfonden er vores behandling af personoplysninger underlagt regler for opbevaring af oplysninger på PC’er med begrænset brugeradgang samt sikker arkivering af personoplysninger i aflåste rum. Vi har implementeret interne regler og procedurer for opretholdelse af passende sikkerhed fra det tidspunkt, hvor vi indsamler personoplysninger frem til sletning, ligesom vi alene overlader vores behandling af personoplysninger til databehandlere, som opretholder et tilsvarende sikkerhedsniveau (og overholder vores databehandleraftaler).

14 Klage til tilsynsmyndighed
14.1 Hvis du er utilfreds med vores behandling af dine personoplysninger, kan du klage til det danske datatilsyn:
Datatilsynet, Borgergade 28, 5. sal, 1300 København K, tlf. 3319 3200, mail: Denne e-mail adresse bliver beskyttet mod spambots. Du skal have JavaScript aktiveret for at vise den.

15 Opdatering af denne politik
15.1 Fugleværnsfonden er forpligtet til at overholde de grundlæggende principper om beskyttelse af personoplysninger og databeskyttelse. Vi gennemgår derfor regelmæssigt denne politik for at holde den opdateret og i overensstemmelse med gældende principper og lovgivning samt evt. ændringer i vores arbejdsprocedurer. Denne politik kan ændres uden varsel. Væsentlige ændringer af politikken vil imidlertid blive offentliggjort på vores hjemmeside ved en opdateret version af politikken.

Denne politik er seneste opdateret 25. maj 2018.